Российский ИТ-интегратор «Первый Бит» унифицировал управленческий учет двух отелей на Сейшельских островах при помощи системы «БИТ.ФИНАНС». Проект стал первым случаем внедрения систем на платформе 1С в островном государстве Восточной Африки.
Заказчик — крупный международный инвестиционный холдинг, владеющий премиальными отелями в разных странах, включая два актива на Сейшелах с общим штатом около 600 человек. До внедрения учет в них велся в системе, доставшейся от прежних собственников. Решение разрабатывалось локальной компанией из Европы и использовалось десятилетиями, но со временем перестало поддерживаться. Компания оказалась в ситуации, когда дальнейшая эксплуатация системы становилась невозможной, а риски потери данных и сбоев в учете возрастали.
Руководство холдингом провело масштабный тендер с участием как российских, так и европейских поставщиков решений. Выбор пал на связку «1С:Бухгалтерия КОРП» и БИТ.ФИНАНС благодаря гибкости платформы, позволяющей масштабировать автоматизацию на другие бизнес-процессы (склад, расчеты с персоналом) в будущем.
Отметим, прежде каждый из отелей развивал учет самостоятельно. Несмотря на общую систему, внутри существовали разные планы счетов, разные подходы к отражению операций и, по сути, две независимые финансовые модели.
Вместо автоматизации существующих различий команда проекта с нуля разработала единый план счетов по международному гостиничному стандарту USALI для обоих отелей. Финансисты, привыкшие к статичным отчетам в Excel, получили возможность гибкой настройки отчетов без участия программистов — самостоятельно задавать фильтры, менять группировки, настраивать визуализацию. Система позволяет формировать P&L, Balance Sheet и оборотно-сальдовые ведомости.
Специалисты Первого Бита отдельно автоматизировали формирование платежных реестров. До внедрения они обрабатывались вручную в Excel, а теперь система выгружает их в формате, требуемом местными банками, автоматически. Также реализован прототип ИИ-ассистента на базе YandexGPT, который анализирует проводку, оценивает корректность с точки зрения методологии и возвращает пользователю рекомендации — это особенно важно, так как не все пользователи имеют глубокий опыт работы с бухгалтерским учетом.
Это первое внедрение продуктов 1С и «БИТ.ФИНАНС» на Сейшельских островах, так что не удивительно, что пользователи ранее не работали с системой. Значительная часть сотрудников не знают русского языка, поэтому команда Первого Бита выполнила углубленную доработку интерфейса, переведя все используемые формы, отчеты и сообщения на английский.
Обучение проходило очно на площадке заказчика и заняло шесть дней. В процессе обучения пользователи работали в тестовой базе, выполняя реальные операции и формируя отчеты. Дополнительно были записаны обучающие материалы для адаптации новых сотрудников.
Мы фактически заново выстроили архитектуру управленческого учета для двух предприятий, которые до этого жили своей жизнью. Самым показательным моментом стала реакция пользователей, когда мы показали им возможности настройки отчетов. Для них это был «вау-эффект» — они не ожидали, что система может быть настолько гибкой и удобной. Особенность проекта заключалась еще и в том, что мы буквально учили бухгалтеров основам двойной записи, параллельно объясняя интерфейс 1С. Но результат оправдал ожидания: сейчас они сами формируют сложные управленческие отчеты на английском, а платежи в банк уходят нажатием одной кнопки.
Сергей Громов, руководитель отдела внедрения компании «Первый Бит» (Москва, Центральный офис)
В результате проекта холдинг получил единый финансовый контур, прозрачный учет и базу для дальнейшей цифровизации — казначейства, бюджетирования и HR. Реализация заняла около пяти месяцев. Работа велась распределенной международной командой интегратора «Первый Бит», включающей специалистов из России, Индии, Египта и самих Сейшельских островов.
