ФСБУ 27/2021 введен на основании Приказа Минфина от 16.04.2021 г. № 62н. Он не внес серьезных изменений в работу с бухгалтерскими документами, хотя ранее не было аналогичного нормативно-правового акта.
Ввод терминов
Согласно ФСБУ 27/2021 введены определения некоторых терминов:
- документы бухучета — это первичная учетная документация и регистры бухучета;
- документооборот — оборот документов бухгалтерского учета в компании с момента их создания до завершения работы с ними (применения при заполнении отчетных форм или отправки в архив). Документооборот организуется для того, чтобы факты хозяйственной жизни своевременно фиксировались в бухучете, а также не было несанкционированного доступа к документации.
Реквизиты документации
На основании стандарта впервые установлено, что подразумевает дата составления первичной документации — это дата подписания документа лицом, которое провело сделку или операцию и несет ответственность за их оформление, или же лицом, которое просто несет ответственность за оформление свершившейся операции.
Важно! Первичный учетный документ заполняется в момент совершения факта хозяйственной жизни. Если этого нельзя сделать, то он формируется непосредственно после завершения операции. В таком случае ФСБУ 27/2021 определяет новый момент — если дата формирования первичного учетного документа не совпадает с датой совершения события, оформляемого этим документом, то вместе с первой датой проставляется и вторая.
Кроме того, стандартом закреплено такое понятие как оправдательный документ — это документ, в который включены сведения о проводимой операции. На его основании в первичном учетном документе отражаются обязательные реквизиты. Пример оправдательного документа — договор, кассовый чек, авансовый отчет и т.д.
В оправдательном документе может и не быть всех реквизитов первичного учетного документа, однако его реквизиты должны отражаться в «первичке». Но если в оправдательном документе содержатся все реквизиты первичного учетного документа, то он может применяться в таком качестве, а дополнительная «первичка» не заполняется.
Кроме того, согласно стандарту, в первичной документации можно указывать дополнительные реквизиты, не являющиеся обязательными.
Оформление документации
На основании ФСБУ 27/2021 определены требования, которые должны выполняться при оформлении документации:
- бухгалтерская документация должна заполняться на русском языке или иметь построчный перевод. Исключение — если документация на иностранном языке по законодательству или правилам государства (в котором ведется деятельность), то построчный перевод не требуется. Переводить нужно только регистр, если он сформирован на иностранном языке;
- регистры бухгалтерского учета должны заполняться в рублях. Если стоимость объекта учета в валюте, то в регистре указывается и валютная сумма;
- один первичный учетный документ можно заполнять на несколько связанных фактов хозяйственной жизни. К примеру, если сотрудник направлен в командировку с оплатой проживания, проезда, суточных и иных командировочных расходов, оформляется один авансовый отчет;
- длительные однотипные и повторяющиеся операции, например, начисление процентов или периодические отгрузки продукции можно оформлять первичной документацией, составляемой с определенной периодичностью — она определяется компанией самостоятельно на основании особенностей проводимых операций и принципа рациональности. При этом важно — составление должно быть на отчетную дату, т.е. по состоянию на отчетную дату не должно быть не закрытых документами каких-то операций и/или периодов.
Внесение исправлений в документацию
Компания самостоятельно устанавливает порядок внесения исправлений в бухгалтерские документы, однако при этом должна учитывать требования ФСБУ 27/2021.
Правила исправления бумажной документации заключаются в таких моментах:
- неверная запись зачеркивается, над ней указывается правильная. Зачеркивание производится таким образом, чтобы зачеркнутую запись можно было прочитать;
- необходимо написать «Исправлено», поставить дату внесения исправления, должности, ФИО и подписи ответственных лиц;
- нельзя исправлять документ через стирание, замазывание или подчистку информации.
Исправление электронной документации может быть таким же, как для бумажной документации. Но, кроме того, можно создать новый документ, в котором:
- указывается, что он создан взамен неправильного первоначального;
- ставится дата исправления, указываются ЭЦП, должности и ФИО ответственных лиц.
Важно! Новый документ нельзя использовать отдельно от первоначального, а потому пользователь обязан обеспечить такую невозможность.
Что касается регистров бухучета, то по ним имеется дополнительный вариант внесения корректировок — оформление исправительной записи, которая бывает:
- сторнировочная — проставляется та же сумма или ее часть, но она имеет отрицательное значение;
- дополнительная — проставляется сумма, дополняющая ошибочную до правильной величины.
Хранение документации и доступ к ней
На основании ФСБУ 27/2021 определены некоторые правила хранения бухгалтерских документов:
- хранение документации в том виде, в котором она была сформирована — бумажная на бумаге, а электронная в электронном формате. Нельзя перевести бумажные документы в электронный формат, чтобы хранить в дальнейшем;
- хранение бухгалтерской документации и включенной в нее информации, а также размещение базы этих данных необходимо осуществлять только в РФ. Однако если по законодательству или правилам иностранного государства (где ведется деятельность) установлено хранение на его территории, данное требование требуется соблюдать;
- компания самостоятельно разрабатывает и утверждает правила доступа к бухгалтерским документам. О предоставлении доступа нужно уведомить главного бухгалтера или лицо, ответственное за ведение бухгалтерского учета;
- при порче или утрате документов требуется применить все доступные и возможные меры по их восстановлению.
Нюансы применения ФСБУ 27/2021
Применять ФСБУ 27/2021 обязательно надо с 2022 года, однако субъекты могут начать делать это досрочно. Для этого нужно сделать соответствующие корректировки в учетной политике (п. 7 ПБУ 1/2008).
С 2022 года перестанет действовать Положение о бухгалтерских документах и документообороте, регламентированное Приказом Минфина СССР от 29.07.1983 г. № 105. Соответственно, если компания досрочно стала применять ФСБУ 27/2021, то она уже не может ориентироваться на данное положение.
Кроме того, при применении указанного стандарта компания не применяет нормы, регламентированные Приказом Минфина от 29.07.1998 г. № 34н, касающиеся документации и документооборота.
Сервисы, помогающие в работе бухгалтера, вы можете приобрести здесь.
Хотите установить, настроить, доработать или обновить «1С»? Оставьте заявку!
