Методы управления товарными запасами в торговле

Эффективное управление запасами товаров в сфере торговли помогает предотвратить простои в поставках товаров и предотвратить переполнение склада или магазина. В статье расскажем, как организовать правильное управление и учет запасов в торговых компаниях.

Понятие и виды товарных запасов

Каждое торгово-коммерческое предприятие приобретает товары с намерением продать их с определенной прибылью. Для удовлетворения потребностей клиентов и обеспечения непрерывной торговли требуется иметь достаточный для постоянной торговли запас товаров. Поэтому необходимо эффективно управлять запасами, вовремя закупать продукцию и вести надлежащий учет при хранении.

Товарные запасы – это то или иное количество товаров, принадлежащих коммерческой организации и предназначенных для последующей продажи. Информация о товарных запасах отражается в бухгалтерской документации в соответствии с установленными правилами.

Виды товарных запасов

В зависимости от целей использования:

• сезонные (необходимые для удовлетворения сезонного спроса);
• текущие (для стандартных продаж);
• страховые (запасы для обеспечения деятельности в случае возникновения непредвиденных обстоятельств).

По местонахождению:

• в процессе выпуска;
• в пути;
• на торговых точках.

По временным рамкам:

• в начале периода;
• отчетные (состоянием на конкретную дату);
• в конце периода.

По методам измерения:

• относительные (измеряются согласно количеству дней оборота);
• абсолютные (измеряются согласно веса, количества, стоимости и так далее).

Нехватка товарных запасов может привести к дефициту оборотной продукции и убыткам, а избыток может привести к увеличению задолженности перед кредиторами, потере товаров и дополнительным расходам на хранение, что в итоге снизит рентабельность и эффективность торговых фирм. Таким образом, организация максимально качественного и эффективного управления запасами продукции является ключевым для успешной деятельности торгового предприятия.

Процесс управления товарными запасами в торговых организациях

Система управления запасами в сфере торговли стремится к созданию и обеспечению оптимального объема и ассортимента товаров, поддерживая непрерывное пополнение товаров в магазинах достаточным их количеством и разнообразием.

Главная цель коммерческого подразделения компании, управляющего запасами, заключается в предупреждении возникновения дефицита товаров или избыточных запасов на складах. При этом необходимо увеличивать скорость оборота товаров и минимизировать расходы на их хранение и закупки.

Существует несколько эффективных методов. Один из основных – это нормирование. Это означает установление оптимального уровня (нормы) запасов товаров. Норма запасов представляет собой количество товаров, которое обеспечивает непрерывное предложение покупателям с минимальными издержками. Для каждой позиции товаров или товарной группы устанавливается конкретное значение минимального остатка, который позволяет продолжать торговлю при возникновении неожиданных обстоятельств, таких как рост спроса на определенный товар или задержка поставки.

При определении нормы учитывается частота поставок, объем единовременной поставки товаров, объем ежедневных продаж и другие факторы, которые будут зависеть от метода нормирования и конкретной стратегии торговли. Рассмотрим более подробно различные методы нормирования:

1. Опытно-статистический метод, который основан на максимально детальном анализе и контроле динамики оборачиваемости запасов продукции.
2. Экспертно-оценочный метод, который опирается на субъективное мнение экспертов относительно перспектив развития компании.
3. Метод пропорционального отклонения, который учитывает различие между фактическими запасами и средними значениями за период времени.
4. Метод технико-экономических расчетов, который основывается на расчетах нормативов по отдельным категориям товаров и элементам запасов.

Для определения периода, на который хватит запасов определенного товара, необходимо разделить остаток этого товара на его ежедневный оборот:

• если оказывается, что товара не хватит до следующей поставки, отдел снабжения должен предпринять меры для ускорения поставок и контроля за выполнением договоренностей с поставщиками;
• если же будет выявлен товарный избыток, сначала нужно выявить причины излишков (например, неправильное определение потребности, завышенная стоимость, проблемы с качеством продукции и так далее), а затем принять определенные меры для максимально быстрого стимулирования продаж через акции, выставки, рекламные мероприятия, перераспределение между складами и торговыми точками, имеющимися у компании представителями или возврат поставщику.

Для оценки времени оборачиваемости запасов следует подсчитать соответствующий коэффициент. Точный учет товаров позволяет принимать конкретные и взвешенные решения по каждому типу товара. Для учета движения продукции в торговых организациях обычно используются карточки количественного и суммарного учета по установленной форме ТОРГ-28.

Важно отметить, что предприятия могут использовать собственные разработки в плане форм документов, хотя ручной учет возможен лишь в случае ограниченного ассортимента товаров. На складах с большим количеством позиций сложно вести учет вручную, поэтому многие торговые компании переходят именно на автоматизированные системы.

Современные варианты программного обеспечения и разработанные технологии позволяют обеспечить коммерческих работников достоверной информацией об отклонениях запасов от установленных норм. На основе этих данных принимаются меры по оптимизации и регулированию запасов для их нормализации.

Мониторинг состояния товарных запасов осуществляется при помощи таких систем:

1. Метод порогового контроля (красная линия). Этот подход работает довольно давно и включает установку порогового уровня (стандарта), при достижении которого система автоматически создает запрос на новую поставку у поставщика.
2.  Метод двойного сектора. Основан на разделении на рабочий и запасной секторы. Когда запасы рабочего сектора выработаны, они пополняются за счет запасного, и система автоматически генерирует запрос на новую поставку от поставщика.

Управление запасами предполагает поддержание остатков товаров в пределах фиксированных норм путем принятия коммерческих решений. Например, с помощью перемещения остатков между магазинами или складами при обнаружении избытка товаров в одном месте и дефицита в другом.

С 2021 года все компании обязаны вести учет товаров согласно новым правилам. Был утвержден новый федеральный стандарт ФСБУ 5/2019 «Запасы», на который следует ориентироваться при ведении учета. Он заменил уже устаревший и изживший себя ПБУ 5/01, а также методические рекомендации по учету МПЗ и специнструментов.

Особенности управления товарными запасами в магазине (на предприятии розничной торговли)

Управление запасами имеющейся продукции в розничном магазине предполагает выбор между двумя формами организации товарного снабжения – транзитной и складской. Сама форма определяется конкретными обстоятельствами:

• местонахождение поставщика и точки продажи;
• целесообразность в экономическом плане;
• особенности товара и другое.

Транзитная форма снабжения (когда магазин получает товары напрямую от поставщиков) позволяет существенно сократить издержки на хранение товаров и минимизировать потери от недостатка поставок. Однако в случае непредвиденных обстоятельств этот подход может привести к нехватке товаров.

Складская форма снабжения (когда магазин получает товары со склада) чаще используется в торговых сетях, где заполнение каждой точки продаж товаром регламентируется на более высоком уровне управления. При складском подходе легче создавать и контролировать страховые запасы. Однако это всегда связано с увеличением издержек, по причине затрат на содержание склада и непосредственной доставки товаров в магазины.

В розничной торговле применяются те же методы управления запасами, что и в других сферах: нормирование, учет, контроль и регулирование, при этом нормирование играет ключевую роль. Эффективное управление запасами в рознице является основой для формирования успешной стратегии торговли в любой компании.

Ассортимент — это список товаров, объединенных общими характеристиками. Специалисты, занимающиеся вопросами именно ассортимента, должны составить перечень, включающий товары, которые всегда должны быть в наличии как пользующиеся постоянным спросом. Это обеспечит полноту и стабильность существующего ассортимента и позволит удовлетворить потребности покупателей. Полнота ассортимента обеспечивает большой выбор товаров для покупателей, а стабильность – постоянное наличие конкретных видов продукции в продаже. При формировании ассортиментного перечня проводится анализ соотношения существующих товарных групп по таким параметрам:

• размера площади магазина;
• объема продаж;
• условий поставки товаров;
• технического оснащения торговой точки;
• местоположения магазина относительно конкурирующих предприятий и другое.

Универсальные магазины обычно предлагают более широкий ассортимент товаров по сравнению со специализированными торговыми точками. Однако у специализированных магазинов часто больше разнообразие товаров определенной группы, что ведет к более интересному обороту конкретного ассортимента.

Для обеспечения грамотного контроля ассортимента товаров в крупных розничных магазинах и супермаркетах применяется компьютерное оборудование, которое посредством использования штрих-кодов и специализированного ПО дает возможность отслеживать каждую единицу абсолютно любого продукта. Такой подход дает возможность товароведам и управляющим магазина проводить постоянный анализ закупок, контролировать оборачиваемость товаров и оперативно выявлять проблемы в плане отклонения от установленных стандартов.

В маленьких магазинах, где учет ведется вручную, конкретный специалист фиксирует информацию о движении товаров специализированном отчете, используя стандартную форму ТОРГ-29 или отдельный бланк, разработанный конкретной компанией именно для своих нужд.

Итоги

Эффективное управление товарными запасами в сфере торговли является предельно важной и неотъемлемой частью стратегии ведения бизнеса. Одним из главных методов управления является нормирование запасов, которое подразумевает установку стандартных показателей для каждого товара или группы товаров.

Отклонение от установленных норм в сторону сокращения запасов приводит к уменьшению выручки, а избыток запасов влечет за собой дополнительные расходы на хранение, потери от порчи и, как следствие, снижение доходности. Поэтому необходимо вести постоянный учет и контроль за состоянием запасов, поскольку оперативное выявление отклонений поможет принять четкие и грамотные управленческие решения с целью минимизации убытков.