Описание проекта
До старта проекта ведение учета компании производилось в разрозненных системах: регламентированный учет – в 1С:Бухгалтерия предприятия, операционный учет – в SAP ERP, согласование договоров – в системе собственной разработки, интеграции с дополнительными двумя системами учета Группы, сбор факта по управленческому учету и бюджетирование – в Excel.
Историческая учетная система на базе SAP не обеспечивала выполнения всех необходимых задач по автоматизации процессов, функциональность требовала развития. Отсутствовала возможность интеграции и организации проектного бухгалтерского учета, проектного учета заработной платы, складского учета и автоматизации учета процесса снабжения и закупок по проектам в соответствии со сметными потребностями и др.
Схема учета не позволяла определить расходы по статьям и номенклатуре и уже закупленные ТМЦ, в оперативном учете отсутствовали актуальные складские остатки. План и лимиты не формировались, сбор информации о фактических данных в Excel требовал существенных затрат по времени и имел низкую точность. Сметный отдел на старте проекта формировал смету, после чего в ходе реализации проекта актуальность данных терялась, что затрудняло анализ. Невозможность получения доходов и расходов в разрезе проектов могла проводить к потере контроля выполнения проекта и снижения качества его выполнения.
Невозможно было контролировать финансовую и управленческую деятельность, вести планирование затрат (материальных, финансовых). В SAP ERP – отчет о прибылях и убытках и отчет о движении денежных средств строились в разрезе проектов по управленческим и первичным документам, что искажало отчетность и не позволяло провести сверку данных с системой регламентированного учета 1C:Бухгалтерия.
В системе платежей имели место расхождения по платежам с 1С:Бухгалтерия, что было вызвано ошибками разнесения ДС и дополнительной загрузкой в систему платежей из SAP документов, которые не всегда подтверждались выпиской банка.
Стоимость доработки функционала и сопровождения SAP была экономически не целесообразна, а сроки выполнения задач по доработке SAP не позволили бы компании динамично меняться.
Для реализации проекта по автоматизации компания выбрала специалистов Первого Бита, которые обладают необходимым многолетним опытом и квалификацией по автоматизации финансового учета. Из предложенных программных продуктов руководство отдало предпочтение решению БИТ.Финанс.Холдинг.
Проект реализовывался в несколько этапов:
- Отказ от SAP и наследуемых систем с повторением функционала операционного учета и обеспечением необходимого набора новых функций по процессам казначейства и управления договорами.
- Развитие процессов бюджетирования и сбора факта по управленческому учету.
Проект длился 2 года, за период проекта:
- Изменился состав ключевых пользователей со стороны заказчика.
- Были пройдены ограничения, связанные с COVID-19.
Внешние факторы не помешали успешному завершению проекта и реализации поставленных задач, сохранив заинтересованность его участников к достижению поставленных целей. Заказчик и исполнитель смогли учесть все изменения в функционале и процессах.
Реализация проекта обеспечила переход из отдельных систем в единую информационную систему с использованием одной базы данных.
В ходе исполнения проекта выполнена оптимизация бизнес-процессов компании, что потребовало от пользователей перейти на новый порядок учета.
На проекте решались задачи адаптации функционала под потребности предприятия. Одной из доработок стала адаптация типовых механизмов хранения НДС по партиям и номенклатуре при списании в производство, чтобы обеспечить при сборе факта в УУ суммы с НДС (источником данных для управленческого учета является регламентированный учет, в котором суммы отражаются без НДС).