Описание проекта
Центр налоговой помощи и томский офис компании «Первый Бит» уже много лет сотрудничают в сфере 1С. Летом 2023 года специалист по сопровождению клиентов в рамках информационно-технологического обслуживания презентовал сервис «1С:Распознавание документов» для упрощения работы бухгалтеров и предложил подключить тестовый период.
За время тестирования сервиса бухгалтеры Центра налоговой помощи оценили возможности сервиса и приняли решение внедрить «1С:Распознавание первичных документов» в IT-инфраструктуру и бизнес-процессы компании.
Как раньше происходила работа с первичкой:
- Вручную вводили данные в программу «1С:Бухгалтерия».
- Несколько раз перепроверяли внесение данных на наличие ошибок.
- Другие сотрудники находили ошибки при последующей работе с документами и тратили время на их исправления.
- Повторно вводили данные для каждого контрагента. Возникали дубли контрагентов и номенклатуры.
Как стало после внедрения 1С:Распознавание первичных документов:
- Сканируют бумажные документы.
- Загружают сканы бумажных документов, а также Excel и pdf файлы, полученные по почте от контрагентов, в 1С:Бухгалтерия.
- 1С в автоматическом режиме определяет тип файла: количество страниц в документе и количество документов в архиве.
- Сервис распознает данные в документе. Скорость зависит от размера документа и качества изображения. Одностраничные документы распознаются в течение одной-двух минут. Большие документы распознаются дольше, но можно продолжать работать в 1С.
- Бухгалтер проверяет результат распознавания и просто сопоставляет наименования организаций, контрагентов и позиций номенклатуры. 1С:РПД подсвечивает в программе возможные ошибки и проверка занимает намного меньше времени, чем ввод данных с нуля.
- Документ создается непосредственно в карточке контрагента. Если контрагент новый, то программа предлагает создать новую карточку и новую номенклатуру.
Дополнительно сотрудники Центра налоговой помощи используют смартфоны для распознавания и загрузки документов в 1С через специальное приложение. Оно синхронизируется с 1С и документы сразу подтягиваются в программу. Другими словами, бухгалтерам не нужно использовать сторонние приложения или сайты. Весь процесс проходит в привычном интерфейсе 1С.