Описание проекта
Развитие компании и открытие новых направлений оказывало влияние на изменение бизнес-процессов и появление новых центров финансовой ответственности (ЦФО). Руководству важно было оперативно видеть динамику ключевых показателей в целом по группе компаний и финансовый результат каждого из направлений, чтобы своевременно принимать решения по убыточным участкам бизнеса или тиражировать успешные проекты.
В качестве фронт-офисной системы компания использует систему StoreHouse. бэк-офисом служила «1С:Бухгалтерия» 2.0, в которую была настроена выгрузка данных. Чтобы получать управленческую отчетность из 1С программу пришлось дорабатывать силами штатных специалистов, однако с каждым годом поддерживать изменения в устаревшей версии становилось все сложнее и затратнее. При этом, бюджеты направлений велись в Excel и контролировать их соблюдение приходилось вручную.
Переход на «1С:Бухгалтерия КОРП» 3.0 стал триггером к расширению функций учетной системы с помощью типового решения. Так на замену кастомизированной программы была выбрана объединенная конфигурация «БИТ.ФИНАНС. ПРОФ».
Ключевыми критериями при выборе решения были:
- Достаточный, но не избыточный функционал для автоматизации финансово-хозяйственной деятельности.
- Гибкость, т.е. возможность в пользовательском режиме менять структуру ЦФО, статьи бюджетов, аналитики и т.д. Требование обусловлено спецификой общепита: текучка персонала приводит к частой смене ответственных, открытие нового направления или даже смена меню требует анализа результатов, чтобы своевременно выполнить корректирующие действия.
- Простота сопровождения – минимум доработок и регулярный выход обновлений.
Система, разработанная в рамках проекта, позволяет оперативно предоставлять топ-менеджементу компании консолидированную управленческую отчетность о финансовой эффективности и рентабельности всех направлений и подразделений, входящих в состав Artamonov Group.
При реализации проекта были учтены требования пользователей и особенности учета, характерные для сферы общественного питания.
Казначейство
Специалисты Первого Бита настроили частичное согласование заявок в зависимости от наполнения (например, процесс формирования и утверждения заявок по продуктам выполняется в StoreHouse, далее эти заявки выгружаются в бэк-офис «1С:Бухгалтерия КОРП + БИТ.ФИНАНС», где им сразу присваивается статус «утвержден»). Реестры платежей согласовываются по разным алгоритмам в зависимости от вида. Для этого был доработан дополнительный реквизит «Вид распоряжения». Этот функционал позволил простроить маршруты согласования и выбор согласующих в зависимости от вида заявки.
Настроили платежный календарь для получения актуальной информации по платежам и их оперативной оплаты. Автоматизировали сбор фактических данных в БДДС из платежных документов.
Бюджетирование
Бюджет каждого ресторана (ЦФО) утверждает свой управляющий. При этом часть ресторанов делят бюджет по направлениям «ресторан» и «доставка», в связи с чем фактические данные распределяются на соответствующие ЦФО в зависимости от указанного направления в документе (например, есть статьи доходом и расходов, которые распределяются только на ЦФО «Доставка» и не применимы к другим направлениям).
При планировании бюджетов использовали различные формулы. Например, некоторые статьи расходов планируются на основе доходов. Расходы одной организации попадают в доходы другой организации по определенным условиям (для этого применили функционал зависимых оборотов). Вместе с этим, БДДС планируется на основании плановых данных БДР.
Настроили сбор факта с процентным распределением одной суммы по нескольких статьям в зависимости от условий.
Консолидированная управленческая отчетность
При подготовке сводной отчетности по группе компаний учли внутригрупповые операции и автоматизировали расчет дивидендов.