Управление корпоративными закупками в рамках систем 1С:Управление холдингом 8 и 1С:ERP Управление холдингом ориентировано на эффективную координацию потребностей бизнес-единиц в товарах и услугах, независимо от их централизации или децентрализации. Эта система обеспечивает возможность организации заявочных кампаний или импорта данных о потребностях из других систем сбора и обработки информации, их последующей консолидации и стандартизации.
Возможности системы включают в себя определение источников для удовлетворения потребностей, автоматизацию процессов закупок, контрактации и детального контроля исполнения существующих договоров. Система способна работать в условиях групп компаний, где структурные подразделения используют в своей работе различные системы управления существующими товарными запасами.
Архитектура подсистемы закупок в 1С:УХ и 1С:ERP УХ
Планирование закупок
Сам процесс планирования может осуществляться путем проведения заявочных кампаний или интеграции данных из схожих по функционалу и предназначению внешних систем. Программы «1С:Управление холдингом» и «1С:ERP Управление холдингом (1С:ERP УХ)» позволяют заменять заказанные позиции на аналоги или унифицированные товары и автоматически контролирует потребности с точки зрения бюджетных лимитов.
Покрытие потребностей может осуществляться за счет действующих контрактов, складских запасов или проведения закупочных процедур. Результатом этапа первичной обработки потребностей выступают уточненные планы покрытия и закупок, которые могут быть использованы при финансовом планировании группы компаний.
Интеграция с ЕИС «Госзакупки» и электронными торговыми площадками
Системы 1С:Управление холдингом и 1С:ERP Управление холдингом способны интегрироваться с различными учетными решениями как на платформе 1С, так и на платформах других производителей, что позволяет унифицировать справочники и облегчить организацию общего процесса закупок. Программы 1С:УХ и 1С:ERP УХ в целом разработаны, учитывая особенности неоднородных ИТ-ландшафтов российских холдингов.
Система создана в соответствии с требованиями следующих нормативных актов: ФЗ № 223-ФЗ от 18.07.2011; Постановлений Правительства № 1352 от 11.12.2014, № 616 от 21.06.2012 и других документов.
Интеграция с ЕИС «Госзакупки» существенно упрощает процесс подготовки и передачи отчетностей субъектами хозяйственной деятельности, подпадающими под действие 223-ФЗ. Возможность интеграции системы с ЭТП существенно сокращает объем рутинных и однообразных операций.
Аккредитация и учет поставщиков
Составление баз существующих контрагентов (поставщиков), особенно касаемо редких категорий продукции, дает возможность существенно сократить время на процедуры закупок и транзакционные издержки.
После прохождения процедуры авторизации потенциальный поставщик получает доступ в личный кабинет, где может ознакомиться со всей актуальной информацией и документацией, указать собственные данные, оформить аккредитацию, узнать о правилах и принципах проведения тендеров, оформить претензии по поводу тех или иных нарушений, а также отслеживать абсолютно все финансовые транзакции с получением отчетов за любой период.
Подготовка процедуры закупки
Эффективность закупочной процедуры зависит от предварительной и очень внимательной проработки требований к поставщикам, товарной номенклатуре, деталям заключенных договоров, стратегии подбора контрагента, форме проведения тендеров и методу оценки поступающих предложений. Системы предоставляют закупщику электронную версию положения о закупках, на основе которого формируются лоты и проводятся процедуры непосредственных закупок.
Кроме того, в системе предусмотрена специальная программа по подготовке лотов, шаблоны для договоров, инструменты определения начальной стоимости товаров и средства контроля и одобрения закупочной документации. Субъекты 223-ФЗ могут интегрировать свои данные с ЕИС «Госзакупки» или ЭТП.
Организация процедуры закупок
Проведение конкурентных торгов способствует достижению оптимальных условий поставки и повышает прозрачность всего процесса. Благодаря стандартизации этой процедуры и наличию обширной базы своевременно аккредитованных контрагентов, время, необходимое для проведения процедуры, сокращается.
Системы «1С:Управление холдингом 8» и «1С:ERP Управление холдингом» полностью поддерживают весь процесс – от подготовки тендера, до выбор контрагента. Автоматизированное проведение различных форматов процедур, включая многоэтапные, реализовано по критериям, а также по существующим ценам. В системе также доступны формирование протоколов событий закупочной процедуры, а также автоматические напоминания и оповещения для сосредоточения внимания закупщика на наиболее важных задачах.
Бюджетирование закупок
В 1С:УХ и 1С:ERP УХ используются 2 подхода к бюджетированию закупок.
- Сценарий «От потребностей»
Данный сценарий подходит для производственных компаний. Он включает формирование плана потребностей исходя из плана производства или продаж, которые поступают из ДЗО. Сводный и уточненный план потребностей в управляющей компании (УК) становится основой для плана закупок и формирования бюджета закупок.
- Сценарий «От лимитов»
Данный сценарий применим для административно-хозяйственных нужд и организаций, работающих в сфере услуг. Ограничивающие бюджеты определяются в УК и передаются в ДЗО, что ограничивает потребности. Этот процесс формирования потребностей аналогичен сценарию №1.
Для организаций, работающих по 223-ФЗ, важным результатом обоих сценариев бюджетного процесса становится «Годовой план закупок», который штатными средствами 1С:УХ и 1С:ERP УХ загружается на сайт «Госзакупки».
Бюджетирование закупок в 1С:УХ и 1С:ERP УХ
Управление контрактами, финансами, рисками и активами
Интеграция подсистемы «Закупки» с «Управлением договорами» и «Казначейством» предоставляет закупщику актуальную информацию о платежах и взаиморасчетах, а также инструменты для управления рисками в кредитном и валютном плане. Программа также предлагает анализ эффективности закупочной деятельности через расширенные отчеты, регламентированные отчеты для субъектов 223-ФЗ и систему сбалансированных показателей
Аналитика и контроль закупок
Для осуществления анализа закупок товаров и оперативного получения информации разработан механизм аналитической панели в системе. Эта панель собирает все необходимые данные как для менеджеров, так и для высшего руководства компании, предоставляя их на одной платформе. При применении централизованного подхода встроенные функции управления в системе холдинга обеспечивают контроль над всеми этапами процесса закупок. Абсолютно все показатели можно наблюдать в динамике.
Анализ закупок в 1С УХ и 1С ERP УХ
Автоматизация корпоративных закупок в холдинге
Системы управления холдингом на базе 1С:УХ и 1С:ERP УХ предоставляют возможность эффективного управления процессами корпоративных закупок. Они позволяют автоматизировать все этапы закупочных процедур, определять и удовлетворять потребности компании в закупках.
Интеграция с ЭТП позволяет сократить объем ручных операций. Поставщики могут получить доступ к личному кабинету, где есть возможность просматривать документацию, проходить аккредитацию, участвовать в конкурсах, отслеживать состояние платежей по контрактам. В системах также имеется инструмент для создания лотов и гибкие шаблоны для заполнения условий контрактов.
Системы управления холдингом 1С:УХ и 1С:ERP УХ обеспечивают полное сопровождение процесса от подготовки документов до заключения договора с победителем торгов.
Подсистема «Закупки» способна взаимодействовать с другими, такими как «Казначейство» или «Управление договорами». Это обеспечивает оперативное получение информации о финансовых расчетах и оплатах, а также предоставляет инструменты для управления финансовыми и валютными рисками.
Результаты внедрения корпоративных закупок
По результатам внедрения закупок на базе 1С:УХ и 1С:ERP УХ в рабочие процессы компании можно говорить о следующих финансово-экономических выгодах (учтен средний показатель проектов по автоматизации корпоративных закупок в 1С:Управление холдингом и 1С:ERP Управление холдингом, статистика конкурса «1С:Проект года»):
Экономические эффекты автоматизации закупок в 1С:УХ и 1С:ERP УХ
Закупки через 1С: УХ и 1С: ERP УХ дают холдингу сразу несколько преимуществ:
- Организация централизованного снабжения, экономия на масштабах закупок и сокращение затрат на проведение транзакций
- Оптимизация сотрудничества с поставщиками, снижение экономических потерь из-за задержек и брака, ведение конкретных закупок
- Полный контроль над расходами, контроль лимитов, мониторинг отклонения KPI
Таким образом, грамотное внедрение системы корпоративных закупок и ее последующее использование позволяет сократить не только временные, но и финансовые затраты на обеспечение потребностей предприятия - внедрение новой ИС видимо повышает продуктивность закупочной службы.
